0888889366
Hướng dẫn Thủ tục Trả Con dấu Văn phòng Đại diện Đơn giản và Nhanh chóng
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định của Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy, phạm vi và chức năng hoạt động của văn phòng đại diện được giới hạn hơn so với chi nhánh. Văn phòng đại diện không thể thực hiện việc kinh doanh, sản xuất, hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ của công ty ra thị trường. Chức năng chính của văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thường được sử dụng để tiếp thị sản phẩm, dịch vụ, giải đáp và tư vấn cho khách hàng, cũng như là nơi gặp gỡ các đối tác của công ty.
Trả dấu là gì?
Trả dấu là việc cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu của cơ quan công an cấp (có đăng ký mẫu dấu) nhưng không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng hoặc cần đổi con dấu mới. Khi có nhu cầu trả dấu, cơ quan đó phải gửi lại loại con dấu cho cơ quan cấp có thẩm quyền để tiến hành hủy bỏ. Việc hủy dấu thường được thực hiện tại cơ quan công an cấp tỉnh hoặc cấp cục (tùy loại hình cơ quan, tổ chức) theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Các trường hợp nào cần thực hiện việc trả lại con dấu?
Cơ quan, tổ chức có thể phải trả lại con dấu trong một số trường hợp quy định tại Điều 18 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Dưới đây là danh sách các trường hợp cụ thể:
Đăng ký lại mẫu con dấu:
Khi con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu.
Khi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên.
Thay đổi tổ chức cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước:
Khi có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền.
Thu hồi giấy phép và giấy đăng ký hoạt động:
Khi có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Tìm thấy con dấu sau khi hủy giá trị sử dụng:
Khi con dấu bị mất, nhưng sau đó được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng.
Tạm đình chỉ hoạt động:
Khi có quyết định tạm đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Các trường hợp khác:
Các trường hợp khác được quy định tại các điều khoản từ 1 đến 8 của Điều 6 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện - Quy trình đơn giản và nhanh chóng
Khi văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục trả con dấu, dưới đây là trình tự cụ thể cùng với hồ sơ liên quan:
Chuẩn bị hồ sơ trả con dấu:
Công văn trả dấu cần trình bày rõ lý do cần trả dấu.
Bản sao ĐKKD (Đăng ký Kinh doanh và Kế hoạch tài chính), giấy phép đầu tư (nếu có), quyết định thành lập của cơ quan tổ chức.
Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ do cơ quan công an cấp.
Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi trả dấu.
Nộp hồ sơ trả dấu cho cơ quan công an:
VPĐD (Văn phòng đại diện) nộp hồ sơ thực hiện việc trả con dấu cho cơ quan công an cấp thẩm quyền.
Ra biên bản hủy dấu:
Sau khi nhận hồ sơ trả dấu của pháp nhân, trong vòng 05 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ), cơ quan công an sẽ tiến hành hủy dấu.
Nhận biên bản xác nhận hoàn thành thủ tục trả con dấu:
Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo con dấu cũ để thực hiện việc hủy dấu và nhận biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện:
Việc trả dấu thường được thực hiện tại cơ quan cấp mẫu dấu, thường là PC64 - Phòng CS QLHC về TTXH thuộc công an tỉnh thành phố. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, trả dấu có thể thực hiện tại Bộ Công An (Cơ quan nào cấp đăng ký mẫu dấu thì sẽ trả tại cơ quan đó).
Thời hạn trả kết quả:
Trong thời hạn 05 ngày làm việc (không kể thứ 7 và chủ nhật, ngày lễ), cơ quan công an sẽ ra biên bản thu hồi con dấu. Văn phòng đại diện khi đến nhận kết quả sẽ mang theo con dấu cũ hủy dấu và nhận biên bản hoàn tất thủ tục trả con dấu.
Phí và lệ phí:
Hiện tại, chưa có quy định cụ thể về lệ phí liên quan đến thủ tục trả con dấu.
Hậu quả của việc không trả lại con dấu khi giải thể doanh nghiệp
Theo quy định tại điểm h khoản 3 Điều 13 của Nghị định 144/2021/NĐ-CP, việc không trả lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trong trường hợp giải thể doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Cụ thể, hành vi này có thể bị xử phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Hơn nữa, ngoài việc xử phạt tiền, cơ quan có thẩm quyền cũng có thể tiến hành tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với người, tổ chức vi phạm. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền có quyền thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mà doanh nghiệp đã không trả lại theo quy định.
Để khắc phục hậu quả và tuân thủ quy định của pháp luật, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục trả lại con dấu cho Cơ quan Công an khi tiến hành giải thể, chia tách, sáp nhập, hoặc theo bất kỳ yêu cầu nào từ cơ quan có thẩm quyền về việc trả con dấu. Điều này giúp tránh được mức xử phạt không đáng có và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Câu hỏi liên quan
1. Điều kiện và hành vi liên quan đến sử dụng con dấu?
Điều kiện sử dụng con dấu:
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
2. Hành vi bị nghiêm cấm trong việc quản lý và sử dụng con dấu?
Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
3. Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có quy định cụ thể không?
Trả lời: Quy định về con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thường được quy định theo luật pháp của quốc gia nơi văn phòng đại diện này hoạt động. Quy định cụ thể về con dấu thường bao gồm:
Kiểu con dấu: Có quy định về kiểu dáng và thiết kế của con dấu, bao gồm các yếu tố như tên văn phòng đại diện, số đăng ký, và biểu tượng.
Sử dụng con dấu: Luật pháp thường quy định về việc sử dụng con dấu, bao gồm trường hợp nào có thể sử dụng con dấu, và người nào được quyền sử dụng con dấu.
Quản lý con dấu: Quy định về việc quản lý và bảo quản con dấu, bao gồm báo cáo khi con dấu bị mất hoặc hỏng.
Thời hạn sử dụng: Thời gian sử dụng của con dấu thường được quy định.
Xử lý khi cần thu hồi con dấu: Quy định về việc thu hồi con dấu khi văn phòng đại diện không còn hoạt động hoặc xảy ra thay đổi trong tình trạng pháp lý.
4. Văn phòng đại diện có cần có con dấu không?
Trả lời: Thường thì văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần phải có con dấu. Con dấu của văn phòng đại diện thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại và quản lý tài liệu pháp lý của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, quy định cụ thể có thể khác nhau theo quốc gia và luật pháp cụ thể của nơi văn phòng đại diện hoạt động. Điều này cần phải được tuân theo để đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện tuân theo quy định pháp luật.
5. Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài là gì?
Trả lời: Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thường thực hiện theo quy định của cơ quan thuế địa phương và luật pháp của quốc gia nơi văn phòng đại diện hoạt động. Thường thì thủ tục đăng ký mã số thuế có thể bao gồm các bước sau:
Thu thập giấy tờ: Thu thập các giấy tờ và tài liệu cần thiết bao gồm hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và thông tin liên quan.
Nộp đơn đăng ký: Điền đơn đăng ký mã số thuế và nộp đơn tới cơ quan thuế địa phương.
Xem xét hồ sơ: Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ và thực hiện kiểm tra để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ của thông tin.
Cấp mã số thuế: Sau khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện.
Tuân thủ các nghĩa vụ thuế: Văn phòng đại diện cần tuân thủ các nghĩa vụ thuế theo quy định của quốc gia đó và kịp thời nộp các báo cáo thuế cần thiết.
Comment
Share