Con dấu tròn và con dấu vuông có giá trị pháp lý khi nào?

Trong môi trường văn bản và tài liệu pháp lý, con dấu tròn và con dấu vuông đóng vai trò quan trọng trong việc diễn đạt và bảo vệ ý nghĩa của thông tin. Chúng không chỉ giúp rõ ràng hóa nội dung mà còn thể hiện tính chính xác và pháp lý. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định của từng khía cạnh để giải đáp các câu hỏi thường gặp về việc sử dụng con dấu tròn và con dấu vuông.

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức hay doanh nghiệp. Đây không chỉ là một dấu hiệu đặc biệt, mà còn có vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ danh tiếng và thương hiệu của một doanh nghiệp.

Con dấu doanh nghiệp là một biểu tượng đặc biệt và duy nhất, thường được thiết kế theo cách độc đáo để phân biệt giữa các doanh nghiệp khác nhau. Đây là một phần quan trọng trong việc xác định danh tính của một doanh nghiệp và tạo tính cá nhân hóa cho nó trong các giao dịch và tài liệu pháp lý.

Tuy nhiên, việc quyết định về số lượng con dấu và giá trị của chúng đã thay đổi đáng kể sau khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực từ ngày 01/7/2015. Trước đây, con dấu thường được coi là một trong những tài sản quý giá của doanh nghiệp và được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và bảo mật. Tuy nhiên, với sự thay đổi trong quy định pháp luật, hiện nay con dấu không còn được xem là yếu tố quyết định duy nhất về tính pháp lý của các tài liệu kinh doanh.

Như đã đề cập trong Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp được quyền tự quyết định về số lượng con dấu mà họ sử dụng. Điều này có nghĩa rằng một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một con dấu, và việc sử dụng chúng phụ thuộc vào mục đích cụ thể của từng trường hợp. Do đó, giá trị của con dấu không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc duy nhất đóng dấu trên một tài liệu để xác minh tính pháp lý của nó.

2. Con dấu tròn và con dấu vuông có giá trị pháp lý khi nào?

Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005. Điều này có nghĩa là hình thức và nội dung của con dấu phải tuân thủ theo quy định của Chính phủ, như được quy định trong Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.

Các hướng dẫn về mẫu con dấu trong các văn bản chỉ cho phép sử dụng mẫu con dấu tròn cho doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng mẫu con dấu tròn này phải tuân theo các quy định được đề cập trong các văn bản này để có giá trị pháp lý.

Từ sau ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu đã thay đổi theo Luật doanh nghiệp 2014. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu, tuy nhiên, phải đảm bảo các yêu cầu về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng tải nó trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo Nghị định 96/2015/NĐ-CP, hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp 2014, đã đề cập đến vấn đề này như sau:

“Điều 12. Về Số Lượng, Hình Thức và Nội Dung Mẫu Con Dấu Của Doanh Nghiệp

Quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của doanh nghiệp thuộc trách nhiệm của Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, và Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

a) Mẫu con dấu, bao gồm: hình thức, kích cỡ, nội dung và màu mực dấu.

b) Số lượng con dấu.

c) Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu.

Mẫu con dấu doanh nghiệp được biểu đạt dưới một hình thức cụ thể như hình tròn, hình đa giác hoặc các hình dạng khác. Mỗi doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước”.

Do đó, từ ngày 01/7/2015, không quan trọng nó là con dấu tròn hay con dấu vuông, mà con dấu doanh nghiệp sẽ có giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu của họ cho cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng tải nó trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Những lưu ý quan trọng về việc sử dụng con dấu cho doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015.

Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 và vẫn sử dụng con dấu theo quy định cũ, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định:

Trường hợp 1: Chỉ có con dấu tròn mới được công nhận và có giá trị pháp lý

Trường hợp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp: Họ không cần thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu mới hoặc thay đổi màu mực dấu: Họ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp 2: Con dấu mới có thể là dấu tròn hoặc dấu vuông đều được công nhận và có giá trị pháp lý.

Trường hợp làm mới con dấu theo quy định mới: Doanh nghiệp phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Trường hợp bị mất con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu: Doanh nghiệp được phép làm con dấu mới theo quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014.

Kết luận: Việc thích nghi với các quy định mới của Luật doanh nghiệp 2014 là một quá trình cần thời gian và hiểu biết. Đã có một khoảng thời gian dài kể từ khi Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, nhưng do ảnh hưởng của các quy định cũ đã kéo dài trong một thời gian dài, nhiều doanh nghiệp vẫn còn giữ tư tưởng rằng chỉ có dấu tròn mới có giá trị pháp lý, trong khi dấu vuông thì không.

Điều này thể hiện sự chậm trễ trong việc thực hiện và thông qua thông tin về các quy định mới. Tuy nhiên, cần phải rõ ràng rằng, theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, cả dấu tròn và dấu vuông đều có giá trị pháp lý, miễn là doanh nghiệp tuân thủ quy định về việc thông báo mẫu con dấu và đảm bảo tính chính xác của nó trong các giao dịch và tài liệu pháp lý. Để tìm hiểu rõ hơn các vấn đề liên quan truy cập tại thủ tục pháp luật.