QUY TRÌNH, HỒ SƠ CẦN THIẾT ĐỂ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY TRONG CÙNG QUẬN

Việc thay đổi địa chỉ công ty hoặc địa chỉ kinh doanh là yêu cầu không thể tránh khỏi trong quá trình mỗi doanh nghiệp hoạt động và phát triển. Tuy nhiên, trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành nhiều thủ tục phức tạp như: đóng thuế chuyển quận, thay đổi cơ quan Bảo hiểm Xã hội, cập nhật thông tin hóa đơn điện tử,... Vậy thế nào là quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty?1. Các lý do cho việc thay đổi địa chỉ công ty hoặc trụ sở chínhCó nhiều yếu tố thúc đẩy chủ doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi địa chỉ công ty, bao gồm:Không gian làm việc hiện hành trở nên chật chội do số lượng nhân viên tăng lên, tạo ra một môi trường làm việc không thoải mái;Việc chi phí thuê văn phòng tăng lên, trở nên không phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp;Vị trí của văn phòng hiện tại khó tìm và giao thông không thuận lợi, buộc chủ doanh nghiệp phải tìm kiếm các khu vực thuận tiện hơn để thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng và đối tác;Hoặc doanh nghiệp đã tìm thấy một vị trí mới thích hợp hơn với các điều kiện thuê tốt hơn.2. Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty hoặc doanh nghiệpTùy theo việc địa chỉ mới mà doanh nghiệp chuyển đến thuộc cùng quận, quận khác hay tiểu bang khác, chúng ta chia thành hai tình huống như sau:➨ Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ công ty mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý diễn ra khi:Công ty được quản lý bởi Chi cục Thuế thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận/huyện;Công ty được quản lý bởi Cục Thuế thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một tỉnh;➨ Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ công ty khiến cơ quan thuế quản lý thay đổi diễn ra khi:Công ty do Chi cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện khác;Công ty do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh khác.3. Hồ sơ và thủ tục cần thiết để thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quậnKhi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, họ cần hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sau đó, doanh nghiệp thông báo thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử.Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận tại Sở Kế Hoạch và Đầu Tư➨ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quậnCác tài liệu cần chuẩn bị để nộp lên Sở Kế Hoạch và Đầu Tư khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận bao gồm:Thông báo thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (theo mẫu trong Phụ lục II.1);Quyết định thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hoặc đại hội đồng cổ đông công ty (tùy thuộc vào loại hình);Bản sao của biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, hoặc công ty hợp danh);Giấy ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu người đại diện pháp luật của công ty không trực tiếp tiến hành thủ tục);Bản sao công chứng của chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người được ủy quyền để thực hiện thủ tục.➨ Phương pháp nộp hồ sơ cho Sở Kế Hoạch và Đầu TưDoanh nghiệp có thể chọn lựa phương thức nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa điểm đặt trụ sở chính của mình hoặc nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến tại Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.Trong vòng 3 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho địa chỉ mới đã được thay đổi.Những điểm cần lưu ý:Nếu doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý thay đổi nơi kinh doanh trong cùng một tỉnh mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, thì thủ tục nộp hồ sơ sẽ giống với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư như đã nêu trên;Đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu địa chỉ thay đổi là nơi thực hiện dự án đầu tư, doanh nghiệp phải tiến hành cả thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.4. Thủ tục thuế liên quan đến việc thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử)Dù việc thay đổi địa chỉ công ty không dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trong trường hợp này, nhưng địa chỉ trụ sở được ghi ra trên hóa đơn điện tử. Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần phải cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử.Doanh nghiệp cần nộp mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý để xin phép sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới (nếu công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử). Sau khoảng 2 ngày làm việc, yêu cầu của doanh nghiệp về thay đổi thông tin hóa đơn sẽ được cơ quan thuế chấp thuận.Câu hỏi có liên quan: Câu hỏi: Liệu có cần thiết phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty hay không?Trả lời: Đúng, việc này là bắt buộc. Người đại diện pháp luật có trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp trong khoảng thời gian 10 ngày, tính từ ngày thay đổi chính thức diễn ra. Trong trường hợp không thực hiện trong khoảng thời gian được quy định, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.Câu hỏi: Liệu việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có đòi hỏi việc khắc lại con dấu hay không?Trả lời: Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ trong cùng một quận, thì không cần phải khắc lại con dấu do thông tin trên con dấu không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu việc thay đổi địa chỉ công ty diễn ra ở quận khác hoặc tỉnh khác dẫn đến sự thay đổi thông tin trên con dấu, thì doanh nghiệp sẽ cần phải thực hiện việc khắc lại con dấu pháp nhân.