QUY TRÌNH, HỒ SƠ CẦN THIẾT ĐỂ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHÁC QUẬN, KHÁC TỈNH

1. Hồ sơ và quy trình thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khácQuá trình thay đổi địa chỉ công ty từ một quận hoặc một tỉnh khác, làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, gồm có hai bước chính:Bước 1: Tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;Bước 2: Thực hiện thủ tục thuế theo quy định khi thay đổi địa chỉ công ty sang một quận hoặc một tỉnh khác.Tuy nhiên, cần chú ý rằng thứ tự thực hiện hai bước trên có thể đảo lộn, tùy vào quy định của từng tỉnh thành. Cũng như đó, hồ sơ cần gửi đến cơ quan thuế tại mỗi nơi cũng sẽ có sự khác biệt. Doanh nghiệp thường cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý để nắm rõ chính xác quy trình và thủ tục thực hiện.2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác tại Sở Kế hoạch và Đầu tư➨ Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khácHồ sơ cần nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng một quận.Hồ sơ gồm có:Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác (theo mẫu tại Phụ lục II.1);Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông công ty (tùy loại hình doanh nghiệp);Bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác (đối với công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh);Giấy ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu người đại diện pháp luật của công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục);Bản sao công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.➨ Phương thức nộp hồ sơ cho Sở Kế hoạch và Đầu tưDoanh nghiệp có thể chọn nộp hồ sơ một cách trực tiếp hoặc thông qua hình thức trực tuyến trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.Cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ:Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác: Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính hiện tại;Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh khác: Hồ sơ được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh nơi công ty dự định chuyển đến.Từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ xem có đủ điều kiện hay không và cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ mới.Ví dụ:Nếu một công ty chuyển địa chỉ từ quận Tây Hồ sang quận Cầu Giấy, hồ sơ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội;Nếu một công ty chuyển địa chỉ từ quận Cầu Giấy, Hà Nội đến Quận 1, TP. HCM, hồ sơ cần được gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. HCM.Lưu ý:Trường hợp công ty có vốn đầu tư nước ngoài và đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu địa chỉ thay đổi đồng thời là địa chỉ thực hiện dự án đầu tư, doanh nghiệp phải tiến hành cả thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.3. Thủ tục về thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khácKhi thay đổi địa chỉ công ty sang quận hoặc tỉnh khác, nếu làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây.3.1. Tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển điTại cơ quan thuế hiện tại quản lý, doanh nghiệp cần đồng thời thực hiện hai việc:Thứ nhất, nộp hồ sơ lên cơ quan thuế để xin chuyển từ một quận sang quận khác (cụ thể tùy từng tỉnh);Thứ hai, thực hiện thủ tục đóng thuế hoặc hoàn thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.➨ Thủ tục chốt thuế khi chuyển từ một quận sang quận khácDoanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cán bộ thuế quản lý để kiểm tra và hoàn tất các nghĩa vụ thuế trước khi chuyển quận, bao gồm:Nộp đầy đủ và đúng hạn các loại tờ khai thuế, báo cáo thuế từ trước đến nay;Nộp đủ các loại tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp tính đến thời điểm chuyển quận (nếu có);Nộp đơn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu doanh nghiệp trước đó đã mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân giấy và chưa sử dụng hết. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dạng điện tử thì không cần phải hủy, chỉ cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên phần mềm là có thể tiếp tục sử dụng bình thường.➨ Thực hiện quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công tyCác doanh nghiệp rơi vào hai trường hợp sau đây phải thực hiện quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty:Doanh nghiệp đang được Cục Thuế quản lý khi chuyển địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh khác buộc phải thực hiện quyết toán thuế;Doanh nghiệp đang được Chi cục Thuế quản lý khi thay đổi địa chỉ công ty qua quận hoặc tỉnh khác buộc phải thực hiện quyết toán thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.Ví dụ:Tại Hà Nội, các doanh nghiệp đã phát sinh doanh thu buộc phải thực hiện quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang một quận khác theo yêu cầu của cơ quan thuế. Đối với công ty mới thành lập hoặc chưa phát sinh doanh thu thì không cần phải quyết toán thuế, chỉ cần nộp đầy đủ các tờ khai, báo cáo và nộp tiền thuế tính đến thời điểm hiện tại thì có thể chuyển quận;Tại TP. HCM, hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty qua một quận khác phải quyết toán thuế, cho dù đã hoặc chưa phát sinh doanh thu, sau đó cơ quan thuế mới xử lý hồ sơ chuyển quận cho doanh nghiệp (như trong trường hợp của Quận 1).➨Hồ sơ đề nghị chuyển quận/huyệnHồ sơ yêu cầu chuyển quận/huyện nộp cho cơ quan thuế quản lý bao gồm:Tờ khai yêu cầu điều chỉnh thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp theo mẫu 08-MST;Bản sao của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (không yêu cầu công chứng);Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không thực hiện trực tiếp việc nộp hồ sơ);Bản sao của CCCD/CMND của người được ủy quyền.Trong khoảng 10 - 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra để xác định doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế hay chưa. Nếu đã hoàn thành, cơ quan thuế sẽ phát hành thông báo về việc chuyển địa chỉ người nộp thuế (mẫu 09-MST).Chú ý:Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế có thể khác nhau tùy thuộc vào từng địa phương. Ví dụ: tại Hà Nội, doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu 08, trong khi ở TP. HCM thì yêu cầu nộp đầy đủ các giấy tờ trên.3.2. Tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đếnHồ sơ cần nộp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến gồm:Bản sao của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới (không yêu cầu công chứng);Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa chỉ (mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp khi nộp hồ sơ xin chuyển quận).Lưu ý:Tại Hà Nội, cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp nộp mẫu 09 và bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, trong khi tại TP. HCM, cơ quan thuế vẫn yêu cầu nộp đủ các giấy tờ này. Do đó, tùy vào nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến, doanh nghiệp nên liên lạc với cơ quan quản lý thuế để tìm hiểu thông tin cụ thể.3.3. Thủ tục cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tửGiống như trường hợp thay đổi trụ sở công ty trong cùng một quận. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, sau khi chuyển đến quận mới hoặc tỉnh mới, doanh nghiệp cần gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế quản lý để yêu cầu chấp thuận việc sử dụng hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới.Câu hỏi liên quanCâu hỏi: Phải làm mới con dấu khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty hay không?Trả lời: Trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ trong cùng một quận sẽ không cần phải khắc lại con dấu bởi vì thông tin trên con dấu vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chuyển đổi địa đến một quận khác hoặc tỉnh khác dẫn tới sự thay đổi thông tin trên con dấu, một con dấu mới sẽ cần phải được khắc.Câu hỏi: Phải quyết toán thuế doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty tới quận khác hay không?Trả lời: Đúng, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành quyết toán thuế khi chuyển đổi địa chỉ công ty trong hai trường hợp sau:Doanh nghiệp nếu trước đó được Cục Thuế quản lý mà thay đổi địa chỉ trụ sở tới tỉnh khác, thì việc quyết toán thuế là bắt buộc.Trong trường hợp doanh nghiệp, trước đó thuộc quyền quản lý của Chi cục Thuế, thực hiện việc thay đổi địa chỉ công ty tới quận khác hoặc tỉnh khác, thì phải tiến hành quyết toán thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.