Hướng dẫn cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật lao động hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự và thủ tục cần thiết để doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có thể thực hiện đúng và đầy đủ quy định pháp luật liên quan.1. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoàiTheo quy định tại Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài bao gồm các thành phần sau:(i) Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao độngDo người sử dụng lao động lập theo Mẫu số 11/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều địa điểm, cần nêu rõ toàn bộ các địa điểm làm việc trong văn bản này.(ii) Giấy chứng nhận sức khỏeDo cơ sở y tế có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có giá trị trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.(iii) Phiếu lý lịch tư phápHoặc văn bản xác nhận người lao động không đang trong thời gian chấp hành án, chưa được xóa án tích hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Văn bản này không được cấp quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ.(iv) Giấy tờ chứng minh vị trí chuyên mônTuỳ vào vị trí công việc (quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, phi công, tiếp viên hàng không, huấn luyện viên, v.v.), cần cung cấp các loại giấy tờ phù hợp như:Quyết định bổ nhiệm, điều lệ công ty, văn bằng, chứng chỉ chuyên môn, xác nhận kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài;Đối với các ngành nghề đặc thù như thể thao, hàng không, giáo dục... cần nộp thêm các giấy tờ chuyên ngành có liên quan và được công nhận theo quy định.(v) Ảnh chân dung02 ảnh màu kích thước 4x6cm (nền trắng, nhìn thẳng, chụp không quá 6 tháng).(vi) Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoàiTrừ các trường hợp được miễn xác định nhu cầu.(vii) Hộ chiếuBản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm xác nhận của người sử dụng lao động. Hộ chiếu phải còn hiệu lực theo quy định.(viii) Giấy tờ liên quan đến hình thức làm việc tại Việt NamTùy vào loại hình lao động (cử sang làm việc, theo hợp đồng cung cấp dịch vụ, chuyển nhượng nội bộ, làm việc cho tổ chức phi chính phủ, v.v.) cần cung cấp các văn bản xác minh phù hợp, như hợp đồng, thư cử, xác nhận thời gian làm việc trước đó...(ix) Hồ sơ đối với một số trường hợp đặc biệtLàm việc cho người sử dụng lao động khác: Nộp giấy xác nhận của đơn vị trước đó và các hồ sơ cơ bản.Thay đổi vị trí/chức danh công việc: Cần nộp lại giấy phép lao động đã cấp kèm hồ sơ tương ứng.Tiếp tục làm việc sau khi gia hạn một lần: Nộp lại các giấy tờ sức khỏe, ảnh, hộ chiếu, và giấy phép lao động cũ.(x) Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờCác giấy tờ từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế) và dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định.Hướng dẫn cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài2. Thời hạn của giấy phép lao độngTheo quy định tại Điều 10 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ, thời hạn của giấy phép lao động cấp cho người lao động nước ngoài được xác định trên cơ sở thời hạn của một trong các căn cứ pháp lý, tài liệu liên quan nhưng không vượt quá 02 năm kể từ ngày được cấp. Cụ thể, thời hạn giấy phép lao động có thể căn cứ vào:Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết giữa người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động tại Việt Nam. Thời hạn được phía nước ngoài xác định khi cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam. Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài mà theo đó người lao động nước ngoài được cử sang làm việc. Thời hạn của hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc thỏa thuận hợp tác cung cấp dịch vụ giữa bên Việt Nam và bên nước ngoài. Thời hạn ghi trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ, trong đó nêu rõ việc cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện đàm phán cung cấp dịch vụ. Thời hạn hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi người lao động nước ngoài sẽ làm việc, như được xác định trong giấy phép đăng ký hoạt động. Thời hạn ghi trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ, về việc cử người lao động nước ngoài đến Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại. Thời hạn nêu trong văn bản chứng minh việc người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Thời hạn nêu trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, do cơ quan có thẩm quyền cấp, trừ trường hợp người sử dụng lao động không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.3. Trình tự cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt NamTheo quy định tại Điều 11 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được thực hiện theo trình tự sau:(i) Gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao độngChậm nhất 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc, tùy theo thẩm quyền.Chủ thể thực hiện việc nộp hồ sơ được xác định dựa trên hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, cụ thể:Người sử dụng lao động trực tiếp nộp hồ sơ trong các trường hợp người lao động làm việc tại Việt Nam theo các hình thức: lao động theo hợp đồng; di chuyển nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài; chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; nhà quản lý, giám đốc điều hành… (tương ứng với các điểm a, b, e, g, i và k khoản 1 Điều 2 Nghị định 152). Tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam hoặc doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thực hiện nộp hồ sơ trong trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoặc là người đại diện của tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (điểm c và d khoản 1 Điều 2). Người lao động nước ngoài hoặc tổ chức cử người lao động thực hiện nộp hồ sơ trong trường hợp vào Việt Nam để chào bán dịch vụ hoặc thành lập hiện diện thương mại (điểm đ và h khoản 1 Điều 2).(ii) Thời hạn giải quyết và cấp giấy phépTrong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và:Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 12/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Mẫu giấy phép được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thống nhất in và phát hành. Trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm trả lời bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do không cấp.(iii) Ký kết và nộp hợp đồng lao độngĐối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức ký kết hợp đồng lao động (điểm a khoản 1 Điều 2), sau khi được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản, tuân thủ các quy định của pháp luật lao động Việt Nam.Trước ngày người lao động bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi bản gốc hoặc bản sao chứng thực hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan cấp giấy phép lao động.Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoàiCâu hỏi liên quan1.❓Hỏi: Có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bằng hình thức trực tuyến không?✅Trả lời:Có, hiện nay doanh nghiệp, tổ chức có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài bằng hình thức trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quản lý lao động nước ngoài tại địa chỉ:https://dvc.vieclamvietnam.gov.vn. 2.❓Hỏi: Mẫu giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài hiện nay là mẫu nào?✅Trả lời:Mẫu giấy phép lao động mới nhất cho người lao động nước ngoài được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Mẫu này đã được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội in và phát hành thống nhất trên toàn quốc, thể hiện các nội dung như: thông tin cá nhân người lao động, vị trí công việc, tên tổ chức sử dụng lao động, thời hạn làm việc được cấp phép, v.v.Người sử dụng lao động khi nộp hồ sơ đề nghị cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động cần sử dụng đúng mẫu giấy phép mới theo quy định hiện hành.3.❓Hỏi: Người lao động nước ngoài có thể gia hạn giấy phép lao động không? Thủ tục thực hiện như thế nào?✅Trả lời:Có. Người lao động nước ngoài có thể được gia hạn giấy phép lao động một lần với thời hạn tối đa là 02 năm, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.Người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày giấy phép lao động hết hạn. Hồ sơ gồm: đơn đề nghị gia hạn, giấy phép lao động cũ, văn bản xác nhận tiếp tục nhu cầu sử dụng lao động, và các tài liệu có liên quan khác.4.❓Hỏi: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam?✅Trả lời:Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thuộc về:Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đối với các trường hợp người lao động làm việc cho tổ chức, doanh nghiệp do Bộ quản lý hoặc theo phân cấp.Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh, nơi người lao động nước ngoài làm việc hoặc dự kiến làm việc, có thẩm quyền tiếp nhận và cấp giấy phép lao động trong các trường hợp còn lại.