Trần Lương Bích Ngọc

Hiện nay, các công ty dần áp dụng các phần mềm quản lý công việc ngày càng nhiều để có thể đạt hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý doanh nghiệp. Vậy, phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp có vai trò gì trong công tác quản lý? Hãy cùng xem tiếp bài viết dưới đây để biết thêm thông tin.Nội dung chính bài viếtI. Phần mềm quản lý công việc là gì?1. Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ2. Các phân hệ chức năng vừa độc lập, vừa liên kết với nhau3. Có khả năng phân tích quản trị4. Tính mởPhần mềm quản lý công việc tối ưu giúp kiểm soát tốt công tác quản lý.1. Quản lý các thông tin một cách hiệu quả.2. Hỗ trợ quản lý công việc từ xa.3. Giảm bớt chi phí quản lý.4. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.I. Phần mềm quản lý công việc là gì?Phần mềm quản lý công ty là một giải pháp phần mềm ra đời với mục đích quản trị hệ thống hoạt động của một doanh nghiệp. Phần mềm này tích hợp tất cả các hoạt động của mọi phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất với cơ sở dữ liệu duy nhất.Nói cách khác, đó là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ được tích hợp theo một kiến trúc tổng thể nhằm giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.Một phần mềm quản lý công việc tối ưu thường phải đáp ứng 4 yêu cầu dưới đây:1. Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụTừng bộ phận trong công ty sẽ tương ứng với một phân hệ và chỉ đảm nhiệm một chức năng hay nghiệp vụ duy nhất. Tùy vào nhu cầu của đơn vị mà doanh nghiệp triển khai từng phân hệ hoặc toàn bộ phần mềm.2. Các phân hệ chức năng vừa độc lập, vừa liên kết với nhauCác phân hệ chức năng được tích hợp trên cùng một phần mềm quản lý cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban. Từ đó đảm bảo sự đồng nhất thông tin, giảm thiểu việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.3. Có khả năng phân tích quản trịPhần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp cho phép cấp quản lý phân tích hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả dựa trên các báo cáo ghi nhận doanh thu/ chi phí trong quá khứ và hiện tại.Phần mềm này cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua tổ hợp các chiều phân tích.4. Tính mởTính mở của phần mềm được đánh giá qua việc liên kết với các hệ thống/ phần mềm khác.Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống.Phần mềm quản lý công việc tối ưu giúp kiểm soát tốt công tác quản lý.1. Quản lý các thông tin một cách hiệu quả.Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý công việc, các nhà quản trị, lãnh đạo có thể quản lý tốt thông tin doanh nghiệp của mình một cách hệ thống và hiệu quả hơn. Các thông tin của nhân viên được cập nhật chung trên một hệ thống, hỗ trợ cho công tác phân công công việc hiệu quả, đúng chuyên môn và đúng người. Điều này giúp cho nhà quản lý nắm chắc năng lực, lịch làm việc của mỗi nhân viên, phân bổ lượng công việc đồng đều nhằm tránh tình trạng một số nhân viên bị quá tải công việc.Không những thế, doanh nghiệp còn có thể quản lý dealine các công việc để giúp đốc thúc nhân sự, đưa ra các giải pháp phù hợp khi có các vấn đề xảy ra với các hợp đồng, dự án của doanh nghiệp,…2. Hỗ trợ quản lý công việc từ xa.Trong quá trình đi công tác hay thực hiện những công việc cá nhân đột xuất thì các nhà quản lý doanh nghiệp vẫn nắm vững quá trình vận hành, tiến độ công việc thông qua phần mềm quản lý. Dữ liệu của khách hàng có thể sử dụng trên mọi thiết bị như điện thoại, laptop. Mọi dữ liệu đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất, bạn sẽ theo dõi được nhật ký sử dụng phần mềm của người dùng mà không lo dữ liệu sẽ bị phân tán hay mất mát.3. Giảm bớt chi phí quản lý.Việc áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tạo được mối liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, tối đa hóa năng suất lao động, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Hơn nữa còn cắt giảm chi phí dành cho những người làm công tác quản lý trong doanh nghiệp.4. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp nâng cao mức cạnh tranh trong và ngoài tổ chức. Nhà quản trị có thể nhìn nhận tổng quan những điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên bằng cách vận hành doanh nghiệp qua phần mềm quản lý khoa học và hệ thống thông tin rõ ràng. Từ đó có thể có chính sách chiến lược phù hợp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh với các đối thủ.