Điều chỉnh mới về việc chuyển đổi văn bản giấy thành dữ liệu điện tử

 Quốc hội XV đã thông qua Luật Giao dịch điện tử 2023 trong kỳ họp thứ 5, và luật này sẽ bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Đặc biệt, Luật Giao dịch điện tử 2023 đưa ra các quy định mới về cách thức chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu, cụ thể như sau:Yêu cầu về việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu cần phải đáp ứng các yêu cầu gì?Theo Điều 12 của Luật Giao dịch điện tử 2023, việc chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu được điều chỉnh cụ thể như sau:Điều 12. Chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu1. Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;d) Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.2. Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:a) Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;b) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;d) Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.3. Giá trị pháp lý của văn bản được chuyển đổi theo quy định của pháp luật có liên quan.4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”Như vậy, theo quy định trên vệc chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu được điều chỉnh như sau:Từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu:Thông tin phải được bảo đảm toàn vẹn.Thông tin phải dễ dàng truy cập và sử dụng cho việc tham chiếu.Phải có ký hiệu riêng và thông tin về người hoặc tổ chức thực hiện việc chuyển đổi.Trong trường hợp văn bản là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, v.v., cần có chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền.Từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy:Thông tin phải được bảo đảm toàn vẹn.Phải có thông tin để xác định nguồn gốc của thông điệp dữ liệu.Phải có ký hiệu riêng và thông tin về người hoặc tổ chức thực hiện việc chuyển đổi.Trong trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử, cần có chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền.Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu theo quy định mớiTheo Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2023, hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu điều chỉnh cụ thể như sau:“Điều 13. Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu1. Trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.2. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin dưới dạng văn bản giấy hoặc lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi thông điệp dữ liệu đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều này.3. Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan. Việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.”Như vậy căn cứ quy định trên hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu được quy định như sau:Yêu cầu về lưu trữ:Thông tin trong thông điệp dữ liệu phải dễ dàng truy cập và sử dụng cho việc tham chiếu.Thông tin phải được lưu giữ trong khuôn dạng gốc hoặc khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin.Phải có cách thức để xác định nguồn gốc, người gửi, người nhận và thời gian của thông điệp dữ liệu.Lựa chọn hình thức lưu trữ:Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng các yêu cầu trên.Thời hạn và giá trị pháp lý:Thời hạn và nội dung lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ và các quy định pháp lý khác có liên quan.Việc tuân thủ những yêu cầu này giúp đảm bảo tính toàn vẹn, minh bạch và pháp lý của thông tin trong quá trình chuyển đổi và lưu trữ.Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu điện tửTheo Điều 15 của Luật Giao dịch điện tử 2023, thời điểm địa điểm gửi thông điệp dữ liệu điện tử được điều chỉnh cụ thể như sau:“Điều 15. Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệuTrường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin;2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.”Quy định, trên đề cập đến quy định về thời điểm và địa điểm gửi thông điệp dữ liệu trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác được quy định như sau:Thời điểm gửi thông điệp dữ liệu: Nếu hệ thống thông tin nằm dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi là khi thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin này. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo, thời điểm gửi là khi thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin.Quy định này giúp xác định rõ ràng thời điểm một thông điệp dữ liệu được coi là đã được gửi, giảm bớt mọi tranh chấp có thể phát sinh.Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu:Đối với cơ quan hoặc tổ chức, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được coi là trụ sở của người khởi tạo. Trường hợp có nhiều trụ sở, địa điểm gửi là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch. Đối với cá nhân, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là nơi cư trú của người khởi tạo.Điều này giúp xác định rõ ràng địa điểm pháp lý của việc gửi thông điệp, tạo điều kiện cho việc giải quyết các vấn đề pháp lý có thể phát sinh liên quan đến vị trí gửi thông điệp.KẾT LUẬNLuật Giao dịch điện tử 2023 đã được thông qua bởi Quốc hội XV trong kỳ họp thứ 5 và sẽ có hiệu lực từ ngày 01/7/2024. Luật này đưa ra các quy định mới về việc chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu.1. Chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu: Luật này quy định cụ thể về các yêu cầu khi chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và ngược lại. Những yêu cầu này đảm bảo thông tin được bảo toàn, có thể truy cập và sử dụng được, và phải có ký hiệu riêng để xác nhận việc chuyển đổi.2. Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu: Các yêu cầu về lưu trữ thông điệp dữ liệu dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng điện tử cũng được quy định rõ, đảm bảo thông tin được lưu trữ chính xác và có thể tra cứu.3. Thời điểm và địa điểm gửi thông điệp dữ liệu điện tử: Luật quy định rõ thời điểm và địa điểm gửi thông điệp dữ liệu trong trường hợp không có thỏa thuận khác giữa các bên tham gia giao dịch. Điều này giúp xác định rõ ràng thời điểm và vị trí pháp lý của việc gửi thông điệp, giảm bớt mọi tranh chấp có thể phát sinh.Các điều chỉnh mới trong luật này nhằm tạo điều kiện cho việc chuyển đổi số và giúp tăng cường hiệu quả trong quản lý và giao dịch điện tử.Để tìm hiểu chi tiết về các điều kiện nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp năm 2023, cùng với các thủ tục liên quan, bạn có thể truy cập Thủ Tục Pháp Luật. Trang web này cung cấp thông tin đầy đủ về quy định pháp luật liên quan đến trợ cấp thất nghiệp, cách thức thực hiện việc nộp hồ sơ, và các bước cần thực hiện để đảm bảo quyền lợi của người lao động.