Điều kiện Chuyển đổi Thông điệp Dữ liệu thành Văn bản Giấy Và Ngược lại

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc chuyển đổi giữa thông điệp dữ liệu và văn bản giấy vẫn còn quan trọng trong nhiều tình huống khác nhau. Điều này có thể liên quan đến việc lưu trữ, truy xuất hoặc chia sẻ thông tin quan trọng. Luật Giao dịch Điện tử 2023 tại Việt Nam quy định rất cụ thể về điều kiện và quy trình chuyển đổi giữa hai hình thức này để đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của dữ liệu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về các điều kiện cần thiết để chuyển đổi thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và ngược lại dưới sự quản lý của Luật Giao dịch Điện tử 2023.I. Chuyển đổi từ Thông điệp Dữ liệu sang Văn bản GiấyKhi cần chuyển đổi thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy, khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch Điện tử 2023 quy định rằng cần tuân theo các yêu cầu sau đây:1. Bảo toàn thông tin toàn vẹn: Thông điệp dữ liệu sau khi chuyển đổi phải đảm bảo toàn vẹn thông tin giống như văn bản giấy gốc. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình chuyển đổi, ngoại trừ những thay đổi hình thức cần thiết để thực hiện quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.2. Truy cập và sử dụng thông tin: Thông tin trong thông điệp dữ liệu sau khi chuyển đổi phải có khả năng truy cập và sử dụng dưới dạng một phiên bản hoàn chỉnh để tham chiếu. Điều này đảm bảo rằng người sử dụng có thể dễ dàng xem và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.3. Ký hiệu xác nhận: Thông điệp dữ liệu sau khi chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận rằng nó đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang dạng điện tử. Cần cung cấp thông tin về cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chuyển đổi. Điều này giúp xác định nguồn gốc và tính hợp pháp của văn bản chuyển đổi.4. Chuyển đổi giấy phép và chứng chỉ: Trong trường hợp văn bản giấy ban đầu là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ hoặc các văn bản xác nhận khác do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền phát hành, việc chuyển đổi phải tuân theo yêu cầu tại các điểm (a), (b), (c) đã nêu ở trên và phải có chữ ký số từ cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ khi có quy định khác theo pháp luật. Hệ thống thông tin phải hỗ trợ tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.II. Chuyển đổi từ Văn bản Giấy sang Thông điệp Dữ liệuKhi cần chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu, khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch Điện tử 2023 cũng đặt ra các điều kiện quan trọng:1. Bảo toàn thông tin toàn vẹn: Thông tin trong văn bản giấy sau khi chuyển đổi phải được bảo đảm toàn vẹn giống như thông điệp dữ liệu gốc. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình chuyển đổi, ngoại trừ những thay đổi hình thức cần thiết để thực hiện quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị văn bản giấy.2. Xác định hệ thống thông tin: Văn bản giấy sau khi chuyển đổi phải chứa thông tin để xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu. Điều này giúp xác định nguồn gốc và lịch sử của thông điệp dữ liệu.3. Ký hiệu xác nhận: Văn bản giấy sau khi chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận rằng nó đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang dạng giấy. Cần cung cấp thông tin về cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chuyển đổi.4. Chuyển đổi chứng thư điện tử: Trong trường hợp thông điệp dữ liệu ban đầu là chứng thư điện tử, việc chuyển đổi phải tuân theo yêu cầu tại các điểm (a), (b), (c) đã nêu ở trên và phải có chữ ký số và con dấu (nếu có) từ cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phải hỗ trợ tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.III. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi nào?Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng các yêu cầu sau:- Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.Thông tin trong thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi thông tin đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.Như vậy, để thông điệp dữ liệu sau khi chuyển đổi có giá trị như bản gốc thì đòi hỏi thông điệp dữ liệu đó phải đáp ứng được các điều kiện mà pháp luật đã đặt ra nêu trên.Kết luậnTrong thời đại số hóa, việc chuyển đổi thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và ngược lại vẫn còn cần thiết trong nhiều tình huống quan trọng. Việc này phải tuân theo các điều kiện và quy định cụ thể được quy định trong Luật Giao dịch Điện tử 2023 để đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của dữ liệu. Việc áp dụng đúng quy định này giúp bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong giao dịch và bảo vệ tính chính xác và bảo mật của thông tin trong môi trường số hóa ngày nay.