QUY TRÌNH THỰC HỆN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Kiểm kê tài sản cố định là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của mọi doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ giúp xác định chính xác giá trị tài sản cố định mà còn đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong báo cáo tài chính. Quy trình kiểm kê tài sản cố định là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và tuân thủ các quy định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình thực hiện kiểm kê tài sản cố định, bao gồm các bước quan trọng và yêu cầu cần tuân thủ.1.Thế nào là kiểm kê tài sản?Theo quy định tại khoản 1 của Điều 40 Luật Kế toán 2015: Kiểm kê tài sản là quá trình cân, đo, đếm, đong, xác định số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản cũng như nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê. Mục tiêu của việc này là để so sánh và kiểm tra thông tin về tài sản với dữ liệu trong sổ kế toán. Kết quả của quá trình kiểm kê này sẽ được ghi chi tiết trong Biên bản kiểm kê tài sản.2. Trường hợp nào sử dụng hình thức kiểm kê tài sảnTheo khoản 2 của Điều 40 Luật Kế toán 2015, đơn vị kế toán sẽ phải thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:Khi kỳ kế toán năm kết thúc.Khi đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán hoặc cho thuê.Khi đơn vị kế toán trải qua sự thay đổi về loại hình hoặc hình thức sở hữu.Khi xảy ra các sự kiện ngoại lệ như hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc thiệt hại bất thường khác.Khi có yêu cầu đánh giá lại giá trị tài sản từ phía cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Trong những trường hợp khác được quy định bởi luật pháp.3. Quy trình thực hiện kiểm kê tài sản cố địnhQuá trình kiểm kê tài sản cố định bao gồm 7 bước quan trọng, được quy định cụ thể như sau:Bước 1: Lãnh đạo (thường là Giám đốc) của doanh nghiệp công bố Quyết định kiểm kê TSCĐ.Bước 2: Tổ chức Hội đồng kiểm kê TSCĐ tại doanh nghiệp, với thành viên thường gồm:Chủ tịch Hội đồng kiểm kê, thường là Giám đốc (hoặc thủ trưởng đơn vị).Các cán bộ quản lý từ các phòng ban sử dụng TSCĐ trực tiếp.Cán bộ quản lý phòng quản lý tài sản của doanh nghiệp.Kế toán trưởng và kế toán chuyên trách về tài sản cố định.Các thành viên khác tham gia kiểm kê.Bước 3: Hội đồng kiểm kê TSCĐ tiến hành kiểm kê TSCĐ vào cuối năm tài chính hoặc khi có nhu cầu.Bước 4: Tập hợp số liệu, xử lý dữ liệu, và lập biên bản kiểm kê. Quá trình này bao gồm:Tổng hợp và phân tích số liệu TSCĐ đã kiểm kê, so sánh với thông tin trong bộ phận quản lý tài sản cố định và sổ kế toán.Lập biên bản kiểm kê TSCĐ chứa các thông tin chính sau:Phản ánh sự chênh lệch về số lượng và giá trị TSCĐ giữa sổ sách và thực tế.Danh sách TSCĐ cần sửa chữa, bảo dưỡng hoặc điều chuyển nội bộ.Danh sách TSCĐ cần thanh lý vì hỏng hóc, chi phí sửa chữa lớn, tốn nhiều nhiên liệu, không hoạt động hiệu quả hoặc không còn sử dụng.Bước 5: Hội đồng kiểm kê TSCĐ đưa ra nhận xét và đánh giá, bao gồm:Đánh giá chung về quản lý và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp.Nếu có chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách, phải tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất giải pháp.Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc điều chuyển TSCĐ, tùy thuộc vào nguyên nhân từ các phòng ban sử dụng TSCĐ.Bước 6: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị, bao gồm:Tham mưu về chế độ quản lý TSCĐ nội bộ.Kiến nghị về luân chuyển và lưu giữ hồ sơ về tài sản giữa các bộ phận.Đề xuất chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa TSCĐ.Thực hiện kiến nghị từ biên bản kiểm kê trước đó.Đề xuất biện pháp xử lý chênh lệch số liệu.Giao trách nhiệm thực hiện và khắc phục.Bước 7: Báo cáo kết quả bao gồm:Báo cáo kết quả kiểm kê cho chủ sở hữu TSCĐ.Gửi báo cáo kết quả và hướng dẫn điều hành của chủ sở hữu TSCĐ cho các bộ phận liên quan.4. Mẫu biển bản kiểm kê tài sản cố địnhMẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định như sau: Đơn vị: …………………Bộ phận: ………………                                                BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNHThời điểm kiểm kê…… giờ…… ngày…… tháng…… năm……Ban kiểm kê gồm:- Ông/Bà……………………………………….. Chức vụ…………………..… Đại diện………………………..….. Trưởng ban- Ông/Bà……………………………………….. Chức vụ…………………..… Đại diện………………………..…… Ủy viên- Ông/Bà……………………………………….. Chức vụ…………………..… Đại diện………………………..……. Ủy viênĐã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:Số TTTên TSCĐMã sốNơi sử dụngTheo sổ kế toánTheo kiểm kêChênh lệchGhi chúSố lượngNguyên giáGiá trị còn lạiSố lượngNguyên giáGiá trị còn lạiSố lượngNguyên giáGiá trị còn lạiABCD12345678910                 Cộngxxx  x  x  xGiám đốc(Ghi ý kiến giải quyết số chênh lệch)(Ký, họ tên, đóng dấu)Kế toán trưởng(Ký, họ tên)Ngày…… tháng…… năm……Trưởng Ban kiểm kê(Ký, họ tên)5. Hướng dẫn về cách điền Biên bản kiểm kê tài sản cố định:– Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê tài sản cố định cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận sử dụng.– Đảm bảo ghi rõ thời điểm kiểm kê trên Biên bản.– Tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng tài sản cố định.– Dòng "Theo sổ kế toán" căn cứ vào sổ kế toán tài sản cố định và phải ghi cả ba chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại.– Dòng "Theo kiểm kê" căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để ghi theo từng đối tượng tài sản cố định, và phải ghi cả ba chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại .– Dòng "Chênh lệch" ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu theo ba chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại.– Trên Biên bản kiểm kê tài sản cố định, cần xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu tài sản cố định, bao gồm ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê.– Biên bản kiểm kê tài sản cố định phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và chữ ký duyệt của giám đốc doanh nghiệp.--Mọi chênh lệch về tài sản cố định của đơn vị phải được báo cáo cho giám đốc doanh nghiệp để xem xét và quyết định xử lý.Kết luận:Quy trình kiểm kê tài sản cố định không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp cung cấp cho các bên liên quan, bao gồm cổ đông, ngân hàng, và cơ quan quản lý, cái nhìn toàn diện về tình hình tài sản của doanh nghiệp. Quy trình kiểm kê tài sản cố định đòi hỏi sự cẩn thận, hiểu biết, và tuân thủ các quy định. Việc thực hiện nó một cách đúng đắn có thể giúp tăng cường sự tin tưởng từ phía công chúng và giảm nguy cơ sai sót hoặc gian lận tài chính.