Quy trình và Hướng dẫn Thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng

Quy định của pháp luật về sáp nhập văn phòng công chứng

Sáp nhập văn phòng công chứng, hoặc cụ thể là việc kết hợp một hoặc nhiều văn phòng công chứng trên cùng địa bàn tỉnh, để tạo thành một văn phòng công chứng mới thông qua việc chuyển gộp tài sản theo quy định trong Luật Công chứng năm 2014. Quy định về sáp nhập văn phòng công chứng trong pháp luật được thể hiện như sau:

Theo khoản 2 của Điều 19 Luật Công chứng năm 2014, Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định rằng tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Từ những quy định trên, Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp và là một phần của tổ chức hành nghề công chứng.

Khoản 1 của Điều 28 Luật Công chứng năm 2014 quy định về việc sáp nhập văn phòng công chứng như sau: "Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập."

Điều này cũng quy định rằng cơ quan có thẩm quyền để xem xét và quyết định việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thông qua việc xem xét và quyết định cho phép việc sáp nhập của Văn phòng công chứng.

Hồ sơ đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng

Để thực hiện đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng, quý độc giả cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng đầy đủ để nộp đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và quyết định cho phép hợp sáp nhập văn phòng công chứng.

Theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 29/2015/NĐ-CP, các Văn phòng công chứng sáp nhập cần nộp một bộ hồ sơ sáp nhập tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ này bao gồm:

Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng: Hợp đồng này cần chứa các thông tin quan trọng sau:
- Tên và địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.
- Tên và địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.
- Thời gian thực hiện sáp nhập.
- Phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.
- Phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.
- Việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan.
Mỗi Văn phòng công chứng sáp nhập cần cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng sáp nhập.
Kê khai thuế và báo cáo tài chính: Đây là thông tin về thuế đã được kê khai và báo cáo tài chính của các Văn phòng công chứng trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán tính đến ngày đề nghị sáp nhập.
Biên bản kiểm kê: Gồm biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng.
Danh sách các công chứng viên: Danh sách này nên bao gồm các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng.
Giấy tờ liên quan: Bao gồm quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

Những hồ sơ trên cần phải được chuẩn bị cẩn thận và nộp tới cơ quan Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để tiến hành xem xét và quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.

Thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng

Để thực hiện thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng, quý độc giả cần tuân theo các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng cần sáp nhập.

Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.

Bước 3: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép sáp nhập, Văn phòng công chứng nhận sáp nhập phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng.

Trong thời gian làm thủ tục sáp nhập, các Văn phòng công chứng bị sáp nhập tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận sáp nhập được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

Bước 5: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, UBND xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Bước 6: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng thông tin trên báo chí trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong 3 số liên tiếp về việc sáp nhập Văn phòng công chứng.

Lưu ý rằng quá trình sáp nhập Văn phòng công chứng cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và có sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thủ tục này.

Thời hạn giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứng

Để giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứng, thời hạn đã được quy định cụ thể như sau:

Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập).
Sau đó, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và đưa ra quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.
Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét hồ sơ và quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, Ủy ban nhân dân sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Điều này đảm bảo rằng quá trình giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứng sẽ diễn ra trong khoảng thời gian cụ thể, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của thủ tục này.

Câu hỏi liên quan:

Công chứng viên không hành nghề liên tục thì có bị gì không?

Căn cứ theo Điều 15 Luật Công chứng 2014 quy định về việc miễn nhiệm công chứng viên, nếu như công chứng viên không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên thì sẽ bị miễn nhiệm.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng như thế nào?

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký; và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Trong thời gian đăng ký hợp nhất, 02 Văn phòng công chứng có thể tiếp tục hoạt động trong khi chờ quyết định hay không?

Trong thời gian đăng ký hợp nhất, 02 Văn phòng công chứng có thể tiếp tục hoạt động trong khi chờ quyết định. Theo khoản 5 Điều 13 Nghị định 29/2015/NĐ-CP về hợp nhất Văn phòng công chứng, quy định cụ thể như sau:

"Điều 13. Hợp nhất Văn phòng công chứng Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất."

Như vậy, trong thời gian chờ Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, cả hai Văn phòng có thể tiếp tục hoạt động đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký từ Sở Tư pháp.

Khi nào cần đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng?

Văn phòng công chứng cần đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của mình khi có thay đổi trong một trong các nội dung sau:

Tên gọi của Văn phòng công chứng.
Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng.
Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng.
Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng.
Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

Có những hình thức nộp hồ sơ sáp nhập Văn phòng công chứng nào?

Văn phòng công chứng có nhu cầu muốn sáp nhập có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính để nộp hồ sơ.

Trần Tuệ Tâm

816 ngày trước

Theo dõi

Quy trình và Hướng dẫn Thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng

Quy định của pháp luật về sáp nhập văn phòng công chứngSáp nhập văn phòng công chứng, hoặc cụ thể là việc kết hợp một hoặc nhiều văn phòng công chứng trên cùng địa bàn tỉnh, để tạo thành một văn phòng công chứng mới thông qua việc chuyển gộp tài sản theo quy định trong Luật Công chứng năm 2014. Quy định về sáp nhập văn phòng công chứng trong pháp luật được thể hiện như sau:Theo khoản 2 của Điều 19 Luật Công chứng năm 2014, Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định rằng tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.Từ những quy định trên, Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp và là một phần của tổ chức hành nghề công chứng.Khoản 1 của Điều 28 Luật Công chứng năm 2014 quy định về việc sáp nhập văn phòng công chứng như sau: "Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập."Điều này cũng quy định rằng cơ quan có thẩm quyền để xem xét và quyết định việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thông qua việc xem xét và quyết định cho phép việc sáp nhập của Văn phòng công chứng.Hồ sơ đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng Để thực hiện đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng, quý độc giả cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký sáp nhập văn phòng công chứng đầy đủ để nộp đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và quyết định cho phép hợp sáp nhập văn phòng công chứng.Theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 29/2015/NĐ-CP, các Văn phòng công chứng sáp nhập cần nộp một bộ hồ sơ sáp nhập tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ này bao gồm:Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng: Hợp đồng này cần chứa các thông tin quan trọng sau:Tên và địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.Tên và địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.Thời gian thực hiện sáp nhập.Phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.Phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập.Việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan.Mỗi Văn phòng công chứng sáp nhập cần cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng sáp nhập.Kê khai thuế và báo cáo tài chính: Đây là thông tin về thuế đã được kê khai và báo cáo tài chính của các Văn phòng công chứng trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán tính đến ngày đề nghị sáp nhập.Biên bản kiểm kê: Gồm biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng.Danh sách các công chứng viên: Danh sách này nên bao gồm các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng.Giấy tờ liên quan: Bao gồm quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.Những hồ sơ trên cần phải được chuẩn bị cẩn thận và nộp tới cơ quan Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để tiến hành xem xét và quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.Thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng Để thực hiện thủ tục sáp nhập văn phòng công chứng, quý độc giả cần tuân theo các bước sau đây:Bước 1: Nộp hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng cần sáp nhập.Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.Bước 3: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép sáp nhập, Văn phòng công chứng nhận sáp nhập phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng.Trong thời gian làm thủ tục sáp nhập, các Văn phòng công chứng bị sáp nhập tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận sáp nhập được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.Bước 5: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, UBND xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.Bước 6: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng thông tin trên báo chí trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong 3 số liên tiếp về việc sáp nhập Văn phòng công chứng.Lưu ý rằng quá trình sáp nhập Văn phòng công chứng cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và có sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thủ tục này.Thời hạn giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứngĐể giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứng, thời hạn đã được quy định cụ thể như sau:Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập).Sau đó, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và đưa ra quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét hồ sơ và quyết định về việc cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, Ủy ban nhân dân sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.Điều này đảm bảo rằng quá trình giải quyết hồ sơ sáp nhập văn phòng công chứng sẽ diễn ra trong khoảng thời gian cụ thể, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của thủ tục này.Câu hỏi liên quan:Công chứng viên không hành nghề liên tục thì có bị gì không?Căn cứ theo Điều 15 Luật Công chứng 2014 quy định về việc miễn nhiệm công chứng viên, nếu như công chứng viên không hành nghề công chứng liên tục từ 12 tháng trở lên thì sẽ bị miễn nhiệm.Giá trị pháp lý của văn bản công chứng như thế nào?Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký; và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.Trong thời gian đăng ký hợp nhất, 02 Văn phòng công chứng có thể tiếp tục hoạt động trong khi chờ quyết định hay không?Trong thời gian đăng ký hợp nhất, 02 Văn phòng công chứng có thể tiếp tục hoạt động trong khi chờ quyết định. Theo khoản 5 Điều 13 Nghị định 29/2015/NĐ-CP về hợp nhất Văn phòng công chứng, quy định cụ thể như sau:"Điều 13. Hợp nhất Văn phòng công chứng Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất."Như vậy, trong thời gian chờ Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, cả hai Văn phòng có thể tiếp tục hoạt động đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký từ Sở Tư pháp.Khi nào cần đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng? Văn phòng công chứng cần đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của mình khi có thay đổi trong một trong các nội dung sau:Tên gọi của Văn phòng công chứng.Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng.Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng.Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng.Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).Có những hình thức nộp hồ sơ sáp nhập Văn phòng công chứng nào?Văn phòng công chứng có nhu cầu muốn sáp nhập có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính để nộp hồ sơ.

Comment