Sổ quản lý lao động phải gồm những nội dung nào?

I. Sổ quản lý lao động phải gồm những nội dung nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP về sổ quản lý lao động như sau:

“Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm:

Họ tên;
Giới tính;
Ngày tháng năm sinh;
Quốc tịch;
Nơi cư trú;
Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
Bậc trình độ kỹ năng nghề;
Vị trí việc làm;
Loại hợp đồng lao động;
Thời điểm bắt đầu làm việc;
Tham gia bảo hiểm xã hội;
Tiền lương;
Nâng bậc, nâng lương;
Số ngày nghỉ trong năm;
Số giờ làm thêm;
Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

II. Mức xử phạt đối với công ty không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu là bao nhiêu?

Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động như sau:

“Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

…”

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền như sau:

“Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần

1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

…”

Theo quy định trên, hành vi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân và từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức. Do đó, mức phạt cao nhất dành cho công ty không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu là 6.000.000 đồng.

III. Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có quyền xử phạt công ty không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 49 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về thẩm quyền xử phạt của Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội như sau:

“Thẩm quyền xử phạt của Thanh tra lao động

...

2. Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 37.500.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này, trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định này;

c) Phạt tiền đến 50.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Chương IV Nghị định này;

d) Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV, trừ hình thức xử phạt bổ sung quy định tại khoản 5 Điều 32 Nghị định này;

đ) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này.

…”

Theo đó, Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có thẩm quyền xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội. Mức phạt tối đa cho cá nhân là 37.500.000 đồng và đối với tổ chức là 75.000.000 đồng.

Trường hợp công ty không tuân thủ yêu cầu xuất trình sổ quản lý lao động khi được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, công ty có thể phải đối mặt với xử phạt vi phạm hành chính, với mức phạt tối đa là 6.000.000 đồng. Do đó Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có quyền thực hiện việc xử phạt đối với công ty trong trường hợp này.

Kết Luận:

Sổ quản lý lao động là một công cụ không thể thiếu trong quản lý lao động chuyên nghiệp. Việc không tuân thủ các quy định liên quan đến Sổ LĐ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mất tiền vì mức phạt và ảnh hưởng đến uy tín và pháp lý của công ty hoặc tổ chức. Do đó, duy trì và cập nhật Sổ LĐ đúng cách là một phần quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật lao động và quản lý nhân sự hiệu quả tại Việt Nam. Đảm bảo rằng bạn và tổ chức của bạn hiểu và thực hiện đúng quy định về Sổ LĐ là một bước quan trọng để tránh hậu quả không mong muốn.