Thủ tục đăng ký lại mẫu dấu công ty

1. Hồ sơ đăng ký lại mẫu dấu công tyCăn cứ Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b Khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu gồm có: - Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Cần viết một văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó phải nêu rõ lý do.- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ bao gồm:+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó cần phải nêu rõ lý do;+ Cung cấp quyết định thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ bao gồm:+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó cần nêu rõ lý do và cần có xác nhận từ cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;+ Cung cấp bản sao giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó.2. Thủ tục đăng ký lại mẫu dấu công tyTheo quy định tại Điều 4, Khoản 5 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không có nghĩa phải sử dụng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, hoặc biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Sử dụng dấu cho tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ tuân theo quy định của các luật liên quan.Do đó, thủ tục thay đổi con dấu công ty chỉ đòi hỏi doanh nghiệp tự tạo mẫu con dấu mới hoặc thuê dịch vụ khắc con dấu mới. Trong trường hợp đối tác hoặc khách hàng yêu cầu, doanh nghiệp có thể thỏa thuận việc sử dụng cả mẫu con dấu cũ và mới.Khi con dấu của doanh nghiệp mất hoặc bị hỏng, các bước thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào thời điểm thành lập của doanh nghiệp và hình thức con dấu được sử dụng. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết:Đối với doanh nghiệp được thành lập trước 01/07/2015 và có con dấu được cấp bởi cơ quan công an:Khi con dấu mất:Bước 1: Thông báo về việc mất con dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp con dấu. Cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước bị mất con dấu phải thực hiện việc thông báo việc mất con dấu trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu. Thông báo này cần được gửi bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.Bước 2: Liên hệ với cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, nội dung và hình thức con dấu mà họ muốn sử dụng, và không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới trước khi sử dụng.Khi con dấu hư hỏng:Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành thủ tục trả lại con dấu đã hư hỏng cho cơ quan công an nơi cấp con dấu. Hồ sơ trả lại con dấu cần bao gồm:Công văn thông báo việc trả lại con dấu.Bản sao y Đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức.Bản chính đăng ký mẫu dấu của đơn vị do cơ quan công an cấp.Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục.Bước 2: Sau khi trả lại con dấu cho cơ quan công an, doanh nghiệp liên hệ với cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.Đối với doanh nghiệp được thành lập sau 01/07/2015 có con dấu được làm theo Luật doanh nghiệp 2020:Trường hợp con dấu bị mất hoặc hỏng, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ sở khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới và cũng không cần phải trả lại con dấu cũ cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.3.Một số câu hỏi liên quan 1. Mẫu đơn xin cấp lại con dấu bị hỏngTrả lời: Mẫu đơn xin cấp lại con dấu bị hỏng được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mẫu công văn đề nghị khắc dấu phải bao gồm các thông tin sau:- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.- Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản.- Số và ký hiệu của văn bản.- Địa điểm và thời gian ban hành văn bản.- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.- Nội dung văn bản.- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.- Dấu và chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức.- Phần "Nơi nhận".Ký hiệu Công văn phải bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành Công văn, cùng với chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.Trích yếu nội dung Công văn được trình bày bằng chữ in thường, có cỡ chữ từ 12 đến 13, với kiểu chữ đứng; nó được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.Phần "Nơi nhận" của Công văn gồm hai phần:- Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.- Phần thứ hai bao gồm từ "Nơi nhận", phía dưới là từ "Như trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.2. Thủ tục đổi con dấu cơ quan nhà nướcTrả lời: Thủ tục đổi con dấu cơ quan nhà nước được thực hiện theo Quyết định 3191/QĐ-BCA3. Có cần phải xuất trình con dấu đã được đăng ký khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu không?Trả lời: Theo quy định, khi nộp hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước cần phải đưa ra bản gốc của con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu có thể tiến hành kiểm tra và thực hiện đăng ký theo quy định.4. Bị phạt bao nhiêu tiền khi không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất?Trả lời: Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về việc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với việc không thực hiện thủ tục cấp lại khi không thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất.