Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức trong tổ chức công đoàn được thực hiện như thế nào?

I. Việc Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định 821/QĐ-TLĐ năm 2015 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn như sau:

“Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn

…

2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ bản của cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);”

Theo đó, việc Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Được sắp xếp có nguyên tắc: Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu;
Tài liệu đầy đủ, dễ tra cứu: Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
Ghi thông tin cơ bản ở ngoài bì hồ sơ: Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ bản của cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

II. Có bao nhiêu bước lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức trong tổ chức công đoàn?

Căn cứ khoản 1 Điều 8 Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định 821/QĐ-TLĐ năm 2015 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn như sau:

“Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.”

Như vậy, việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước:

Lập hồ sơ;
Phân loại tài liệu;
Lập phiếu liệt kê tài liệu;
Lập phiếu kiểm soát hồ sơ vào sổ đăng ký hồ sơ;
Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

III. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức trong tổ chức công đoàn được thực hiện như thế nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 8 Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định 821/QĐ-TLĐ năm 2015 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn như sau:

“Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn

...

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn được thực hiện như sau:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn phải thành lập hội đồng hủy tài liệu hồ sơ. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu, hồ sơ cán bộ công đoàn, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn.”

Theo đó, quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức trong tổ chức công đoàn được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra và xử lý tài liệu

Trước hết, cần thực hiện việc kiểm tra toàn bộ tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn. Mục tiêu là đảm bảo rằng mọi tài liệu trong hồ sơ đều là tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.
Các tài liệu không phải là tài liệu chính thức, hoặc có nghi ngờ về tính xác thực và hợp pháp, cần được đánh dấu và xử lý theo quy định.

Bước 2: Loại bỏ tài liệu trùng lặp và thừa

Sau khi kiểm tra tài liệu, tiếp theo là loại bỏ bất kỳ tài liệu nào được coi là trùng lặp hoặc thừa. Điều này bao gồm việc giữ lại một bản duy nhất của mỗi loại tài liệu và loại bỏ các bản sao không cần thiết.
Việc loại bỏ tài liệu thừa giúp giảm sự lộn xộn và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

Bước 3: Hủy tài liệu không cần thiết

Trong trường hợp cần phải hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn, cần thiết lập một hội đồng hủy tài liệu hồ sơ. Hội đồng này sẽ quyết định về việc tiêu hủy tài liệu.
Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định thành lập.
Khi tiến hành tiêu hủy, cần lập một biên bản ghi rõ lý do hủy tài liệu. Cơ quan có thẩm quyền phải cho phép việc hủy tài liệu và hồ sơ cán bộ công đoàn.
Danh mục tài liệu bị hủy cùng với thông tin về ngày và nơi tiêu hủy cũng phải được ghi kỹ.

Bước 4: Lưu trữ biên bản hủy

Cuối cùng, biên bản hủy tài liệu phải được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn để bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ quy định.

Lưu ý rằng quy trình này cần phải tuân thủ các quy định và quy chế của tổ chức công đoàn cũng như luôn đảm bảo tính minh bạch và bảo mật trong việc xử lý tài liệu và hồ sơ.

Kết luận

Lưu giữ và bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn không chỉ là một quy định pháp luật mà còn là một phần quan trọng của việc quản lý nhân sự trong tổ chức công đoàn. Việc thực hiện đúng quy trình lưu giữ và bảo quản này giúp đảm bảo tính bảo mật của thông tin và sự dễ dàng tra cứu khi cần thiết.