Quy định về chế độ nộp lưu, bảo quản hồ sơ kiểm toán từ 21/10/2023

Vào ngày 06/9/2023, cơ quan Kiểm toán nhà nước đã ký Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN để ban hành quy định về danh mục hồ sơ kiểm toán cùng với các quy định liên quan đến việc nộp, lưu trữ, bảo quản, sử dụng và hủy hồ sơ kiểm toán. Theo quyết định này, danh mục hồ sơ kiểm toán và các quy định về việc nộp, lưu trữ, bảo quản hồ sơ kiểm toán được quy định cụ thể như sau:1. Danh mục hồ sơ kiểm toánDanh mục hồ sơ kiểm toán cho một cuộc kiểm toán bao gồm:- Hồ sơ kiểm toán tổng quan của Đoàn kiểm toán.- Hồ sơ chi tiết kiểm toán của Tổ kiểm toán.- Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận và kiến nghị kiểm toán.- Hồ sơ xử lý khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong quá trình kiểm toán nhà nước.- Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước theo từng chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng của các Vụ tham mưu có trách nhiệm chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).2. Nộp lưu hồ sơ kiểm toánDựa theo Điều 9 của Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN, việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán được quy định như sau:- Mỗi Đoàn kiểm toán, bao gồm cả Đoàn kiểm toán với một hoặc nhiều chủ đề kiểm toán, theo Quyết định phê duyệt phương án tổ chức kiểm toán hàng năm của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, phải lập một hồ sơ kiểm toán và lưu giữ theo từng năm kiểm toán (xác định theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh kế hoạch kiểm toán). Phương pháp lập hồ sơ kiểm toán thực hiện theo Phụ lục số II của quy định này.- Trong vòng tối đa 45 ngày, tính từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán phải tổ chức lập danh mục và nộp hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng) cũng được tổ chức tập hợp và lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.- Trong vòng tối đa 10 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành Báo cáo kiểm tra thực hiện kết luận, đề xuất kiểm toán, Trưởng đoàn kiểm tra phải tổ chức lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, đề xuất kiểm toán vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, đề xuất kiểm toán cũng được tổ chức tập hợp và lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.- Trong vòng tối đa 20 ngày làm việc, tính từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán phải được đưa vào lưu trữ tại phòng Tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước cũng được tổ chức tập hợp và lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán.- Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý. Kiểm toán nhà nước khu vực cũng có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại của Kiểm toán nhà nước khu vực.- Trong vòng tối đa 12 tháng, tính từ ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành, Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý; Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý. Trường hợp có nhu cầu giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.- Đối với các hồ sơ và tài liệu có liên quan phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán đã được lưu trữ theo quy định: Trong vòng tối đa 45 ngày, tính từ ngày hoàn thành xử lý công việc, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu trữ bổ sung vào hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (đối với Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Vụ tham mưu); nộp và lưu trữ bổ sung vào hồ sơ của Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với Kiểm toán nhà nước khu vực).- Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán phải tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.- Quá trình số hóa, tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của cuộc kiểm toán phải thực hiện theo quy định của Kiểm toán nhà nước.- Nhật ký công tác và Nhật ký kiểm toán ghi trên phần mềm điện tử phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của Nhà nước. Nhật ký này được coi là hợp pháp và đại diện cho tài liệu gốc, tích hợp vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.- Lập mục lục cho hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm ghi tên tài liệu thuộc danh mục hồ sơ, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản hoặc tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản hoặc tài liệu, và tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết được mô tả tại Phụ lục II kèm theo).- Quy trình nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải tuân thủ quy định như đối với các hồ sơ và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.3. Bảo quản hồ sơ kiểm toánVề việc bảo quản hồ sơ kiểm toán được quy định tại Điều 10 Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN:- Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, đảm bảo an toàn, tính bảo mật và sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý, truy xuất và sử dụng.- Hồ sơ kiểm toán được bảo quản và lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ. Các hồ sơ kiểm toán bảo quản và lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các Vụ tham mưu sẽ được quản lý tại phòng Tổng hợp trực tiếp (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định). Còn hồ sơ kiểm toán bảo quản và lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực sẽ được quản lý tại kho lưu trữ. Trong trường hợp chưa nộp về Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực, thì phòng Tổng hợp của Kiểm toán nhà nước khu vực sẽ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ.- Thời hạn lưu trữ tối thiểu của hồ sơ kiểm toán là 10 năm, trừ khi có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ được chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ dài hạn, ví dụ như lưu trữ trên băng từ.- Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải tuân theo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng, được quy định trong Thông tư hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng do Bộ Nội Vụ ban hành.Kết luậnQuyết định 11/2023/QĐ-KTNN cung cấp hướng dẫn chi tiết về danh mục hồ sơ kiểm toán và các quy trình liên quan, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý hồ sơ kiểm toán. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp và lưu trữ hồ sơ kiểm toán cùng với việc đảm bảo an toàn và tính bảo mật của dữ liệu. Để biết thêm chi tiết về các quy định và thủ tục pháp luật liên quan đến hồ sơ kiểm toán bạn có thể truy cập Thủ tục pháp luật để cập nhật thông tin và hướng dẫn chi tiết.