Những trường hợp doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày nay, hóa đơn điện tử đã trở thành ưu tiên của hầu hết các doanh nghiệp, được sử dụng rộng rãi nhờ tính tiện lợi, sự an toàn và khả năng tiết kiệm so với hóa đơn giấy truyền thống.Tuy nhiên, cần lưu ý rằng vi phạm một số quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có khả năng bị tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy những trường hợp nào doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.1. Hóa đơn điện tử là gì?Theo Khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.Hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Điều này bao gồm trường hợp hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Cụ thể:- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và sau đó gửi cho người mua. Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.2. Trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tửTheo Khoản 1 Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế của họ.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp mà cơ quan thuế đã xác minh và thông báo rằng họ không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh.Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo từ cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ bị phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp lập hóa đơn điện tử với mục đích bán khống hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trong ngành hoặc nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện rằng doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.Sau khi thanh tra và kiểm tra, cơ quan thuế xác định rằng một doanh nghiệp được thành lập để tiến hành mua bán hoặc sử dụng hóa đơn điện tử một cách không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp để trốn thuế, thì cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.3. Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tửTheo khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được xác định như sau:– Cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ gửi thông báo cho người nộp thuế trong các trường hợp được nêu tại điểm đ, e, g của khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo này yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.– Người nộp thuế cần phải giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu trong vòng không quá 02 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo. Người nộp thuế có thể thực hiện giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu bằng cách tới cơ quan thuế và gửi thông tin bằng văn bản.– Sau khi người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và cung cấp chứng minh việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, họ có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.– Nếu người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu nhưng không thể cung cấp bằng chứng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, và xử lý theo quy định.– Khi hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không thể giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế sẽ đưa ra thông báo yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và tiến hành xử lý theo quy định.4. Trường hợp nào vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử?Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp được nêu tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử sau khi đã thông báo cho cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc sau khi cơ quan thuế đã khôi phục mã số thuế của họ.Cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn khi nhận được thông báo từ cơ quan chức năng hoặc trong trường hợp khác có quy định tương tự.Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đang trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh và cần phải cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước khi tạm ngừng kinh doanh, họ có thể sử dụng hóa đơn điện tử được cấp theo từng lần phát sinh theo hướng dẫn tại khoản 2 của Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.Kết luậnQua bài viết trên, chúng ta đã tìm hiểu về các quy định và trình tự thực hiện việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cũng như điều kiện cho phép tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể. . Để biết thêm chi tiết về các quy định và thủ tục pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập Thủ tục pháp luật để cập nhật thông tin và hướng dẫn chi tiết.