Quy trình mua sắm tài sản theo phương thức thường xuyên tại Ngân hàng Nhà nước như thế nào?

I. Việc mua sắm tài sản theo phương thức thường xuyên tại Ngân hàng Nhà nước được áp dụng đối với những tài sản nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định phương thức mua sắm tài sản như sau:

“Phương thức mua sắm tài sản

Việc mua sắm tài sản tại Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo các phương thức sau đây:

1. Mua sắm theo phương thức tập trung:

1.1. Mua sắm tập trung: Là cách tổ chức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu thông qua đơn vị mua sắm tập trung nhằm giảm chi phí, thời gian, đầu mối tổ chức lựa chọn nhà thầu, tăng cường tính chuyên nghiệp trong đấu thầu, góp phần tăng hiệu quả kinh tế.

1.2. Danh mục tài sản mua sắm tập trung tại Ngân hàng Nhà nước theo Phụ lục 03 đính kèm Quy chế này.

1.3. Đối với tài sản không thuộc danh mục tài sản mua sắm tập trung nhưng nhiều đơn vị có nhu cầu mua sắm tài sản cùng loại thì có thể thống nhất gộp thành một gói thầu để giao cho một đơn vị mua sắm.

2. Mua sắm thường xuyên:

2.1. Mua sắm thường xuyên được áp dụng cho việc mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị và không thuộc đối tượng tài sản phải thực hiện lập dự án theo quy định của Nhà nước hoặc phải mua sắm tập trung theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

2.2. Trường hợp các loại tài sản thuộc đối tượng mua sắm tập trung quy định tại Khoản 1 Điều này nhưng cần trang bị gấp theo yêu cầu công tác, các đơn vị trình Phó Thống đốc phụ trách tài chính - kế toán xem xét, quyết định phương thức mua sắm. Sau khi Phó Thống đốc phụ trách tài chính - kế toán chấp thuận, đơn vị được tổ chức mua sắm theo quy trình mua sắm thường xuyên quy định tại Quy chế này.

…”

Việc mua sắm tài sản theo phương thức thường xuyên tại Ngân hàng Nhà nước được áp dụng cho các loại tài sản sau đây:

- Tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị: Đây bao gồm những tài sản cần thiết để đảm bảo rằng Ngân hàng Nhà nước có đủ trang thiết bị và nguồn tài nguyên để hoạt động hàng ngày một cách bình thường và liên tục. Điều này có thể bao gồm máy tính, máy in, thiết bị văn phòng, nội thất, và các thiết bị công nghệ thông tin khác.

- Tài sản không thuộc đối tượng tài sản phải thực hiện lập dự án: Có những loại tài sản không nằm trong danh mục tài sản phải thực hiện lập dự án theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, trong trường hợp cần trang bị gấp theo yêu cầu công tác hoặc các tình huống khẩn cấp, các đơn vị trong Ngân hàng Nhà nước có thể quyết định mua sắm tài sản này theo phương thức thường xuyên sau khi được phê duyệt.

Tóm lại, phương thức mua sắm tài sản thường xuyên được áp dụng cho các tài sản cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày và không thuộc danh mục tài sản phải thực hiện lập dự án theo quy định của Nhà nước. Việc này giúp đảm bảo rằng Ngân hàng Nhà nước luôn sẵn sàng để thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động thường xuyên một cách hiệu quả.

II. Quy trình mua sắm tài sản theo phương thức thường xuyên tại Ngân hàng Nhà nước như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định quy trình mua sắm thường xuyên như sau:

“Quy trình mua sắm thường xuyên

Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện mua sắm thường xuyên trên cơ sở kế hoạch mua sắm tài sản cố định hoặc nguồn kinh phí được phê duyệt theo các bước:

1. Lập, thẩm định và phê duyệt dự toán mua sắm tài sản.

2. Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

3. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu.

4. Tổ chức lựa chọn nhà thầu.

5. Đánh giá hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng.

6. Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

7. Hoàn thiện, ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu trúng thầu.

8. Bàn giao, nghiệm thu tài sản.

9. Quyết toán mua sắm tài sản.”

Theo đó, việc mua sắm tài sản theo phương thức thường xuyên tại Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo quy trình sau đây:

Bước 1: Lập, thẩm định và phê duyệt dự toán mua sắm tài sản: Đơn vị trong Ngân hàng Nhà nước cần lập dự toán mua sắm tài sản dựa trên nhu cầu thực tế. Dự toán này phải được thẩm định và phê duyệt theo quy định.

Bước 2: Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Sau khi có dự toán, đơn vị cần lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Kế hoạch này cũng phải được thẩm định và phê duyệt.

Bước 3: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu: Đơn vị tiến hành chuẩn bị các tài liệu liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu, bao gồm việc đánh giá các ứng viên tiềm năng và thiết kế hồ sơ đấu thầu.

Bước 4: Tổ chức lựa chọn nhà thầu: Quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện thông qua các đấu thầu hoặc quy trình tương tự để chọn ra nhà thầu phù hợp với dự toán và yêu cầu cụ thể của tài sản.

Bước 5: Đánh giá hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng: Sau khi có nhà thầu trúng thầu, đơn vị cần đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của nhà thầu và thực hiện các cuộc thương thảo để đảm bảo điều kiện và điều khoản hợp đồng đáp ứng yêu cầu.

Bước 6: Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu: Kết quả lựa chọn nhà thầu cần được thẩm định và phê duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền. Sau đó, kết quả này được công khai.

Bước 7: Hoàn thiện, ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu trúng thầu: Hợp đồng với nhà thầu trúng thầu cần được hoàn thiện, ký kết và thực hiện theo đúng quy định.

Bước 8: Bàn giao, nghiệm thu tài sản: Sau khi nhận được tài sản từ nhà thầu, đơn vị cần tiến hành bàn giao và nghiệm thu để đảm bảo rằng tài sản đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu đã đề ra.

Bước 9: Quyết toán mua sắm tài sản: Cuối cùng, việc quyết toán mua sắm tài sản được thực hiện để thanh toán các khoản phí và chi phí liên quan đến giao dịch.

III. Nội dung dự toán mua sắm tài sản cần nêu rõ những thông tin gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 10 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định về việc lập, phê duyệt dự toán mua sắm như sau:

“Lập, phê duyệt dự toán mua sắm

1. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm tài sản và nguồn kinh phí được phê duyệt, các đơn vị rà soát lại nhu cầu mua sắm và chỉ lập dự toán mua sắm đối với tài sản thật sự cần thiết.

2. Nội dung dự toán mua sắm cần nêu rõ loại tài sản mua sắm; mã hiệu, hãng sản xuất, xuất xứ (trừ các tài sản thông dụng, nhiều hãng sản xuất trên thị trường); các tiêu chuẩn kỹ thuật chủ yếu; địa điểm lắp đặt kèm 03 (ba) báo giá gửi bộ phận chức năng thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để tổ chức mua sắm. Đối với các tài sản theo quy định hiện hành cần ý kiến thẩm định của cơ quan chức năng của Nhà nước và của Ngân hàng Nhà nước về sự cần thiết, phù hợp, đơn vị phải gửi kèm ý kiến thống nhất của các đơn vị chức năng trong hồ sơ trình phê duyệt dự toán.

3. Đơn vị tiền tệ khi lập/duyệt dự toán là đồng Việt Nam (trừ trường hợp hàng hoá được mua sắm trực tiếp từ nhà cung cấp ở nước ngoài). Nếu báo giá của nhà cung cấp hoặc chứng thư thẩm định giá của cơ quan thẩm định giá là đồng ngoại tệ thì tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam là tỷ giá bán ra do Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm lập/duyệt dự toán. Trường hợp, ngoại tệ không có trong danh mục do Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam công bố thì thực hiện chuyển đổi qua một đồng ngoại tệ khác.”

Theo đó, nội dung dự toán mua sắm tài sản cần nêu rõ những thông tin sau đây để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua sắm tại Ngân hàng Nhà nước:

(1) Loại tài sản mua sắm: Đầu tiên, cần chỉ rõ loại tài sản hoặc danh mục tài sản mà đơn vị dự định mua sắm. Loại tài sản này phải được mô tả một cách chi tiết để mọi người có thể hiểu rõ và đồng tình với nhu cầu mua sắm.

(2) Mã hiệu, hãng sản xuất, xuất xứ: Mã hiệu và thông tin về hãng sản xuất của tài sản giúp xác định một cách chính xác sản phẩm cần mua. Nếu có thể, cung cấp thông tin về xuất xứ của sản phẩm.

(3) Các tiêu chuẩn kỹ thuật chủ yếu: Mô tả các tiêu chuẩn kỹ thuật quan trọng mà tài sản cần đáp ứng. Điều này đặc biệt quan trọng khi tài sản phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể hoặc đáp ứng các yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt.

(4) Địa điểm lắp đặt: Xác định nơi tài sản sẽ được sử dụng hoặc lắp đặt. Điều này quan trọng để đảm bảo rằng tài sản được triển khai đúng cách.

(5) Báo giá từ các nhà cung cấp: Cung cấp thông tin về các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp đánh giá và so sánh giá trước khi quyết định chọn nhà thầu.

(6) Chuyển đổi đối với ngoại tệ: Nếu giá của tài sản được báo trong ngoại tệ, cần xác định tỷ giá quy đổi sang đồng tiền Việt Nam tại thời điểm lập dự toán.

(7) Ý kiến thẩm định của cơ quan chức năng (nếu cần): Đối với các loại tài sản yêu cầu ý kiến thẩm định của cơ quan chức năng của Nhà nước, nên cung cấp các tài liệu và ý kiến thẩm định tương ứng.

(8) Ý kiến thống nhất của các đơn vị chức năng (nếu cần): Nếu cần, cung cấp ý kiến thống nhất từ các đơn vị chức năng khác để đảm bảo tính phù hợp và cần thiết của việc mua sắm tài sản.

Kết luận

Việc mua sắm tài sản tại Ngân hàng Nhà nước là một quy trình phức tạp đòi hỏi tính cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Quy trình mua sắm thường xuyên cũng đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật để duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị. Điều này đồng thời giúp tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường tính chuyên nghiệp trong quản lý tài sản tại Ngân hàng Nhà nước.