Hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản bị từ chối phê duyệt trong trường hợp nào?

I. Hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản tại Ngân hàng Nhà nước theo quy định bao gồm những nội dung gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định về việc quyết toán mua sắm tài sản như sau:

“Quyết toán mua sắm tài sản

1. Ngay sau khi hoàn thành việc mua sắm tài sản và thanh lý hợp đồng (nếu có), các đơn vị gửi hồ sơ quyết toán về bộ phận chức năng để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ để thanh toán số tiền còn lại (nếu có) theo quy định tại hợp đồng cho bên cung cấp tài sản.

2. Công văn đề nghị duyệt quyết toán của đơn vị phải đính kèm danh mục các tài liệu trong hồ sơ quyết toán gửi cấp có thẩm quyền (sắp xếp theo thứ tự thời gian).

3. Hồ sơ quyết toán bao gồm bản chụp các tài liệu sau:

a) Thông báo phê duyệt chủ trương, kế hoạch, nguồn kinh phí;

b) Thông báo duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền;

c) Hợp đồng kinh tế (nếu có);

d) Biên bản nghiệm thu giữa bên mua và bên bán;

đ) Biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị, cá nhân sử dụng (nếu có);

e) Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài); chứng nhận chất lượng hàng hoá của nhà sản xuất và các tài liệu liên quan (nếu có). Riêng đối với các hàng hóa thông dụng (văn phòng phẩm, mực in, giấy in, vật liệu nhỏ lẻ): không bắt buộc phải cung cấp chứng nhận xuất xứ và chứng nhận chất lượng;

g) Hóa đơn tài chính;

h) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

i) Phiếu bảo hành, hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng (nếu có);

k) Các tài liệu có liên quan khác.

…”

Như vậy, theo quy định thì hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản tại Ngân hàng Nhà nước bao gồm bản chụp các tài liệu sau đây:

(1) Thông báo phê duyệt chủ trương, kế hoạch, nguồn kinh phí: Hồ sơ cần chứng minh rằng quá trình mua sắm tài sản đã được duyệt và có nguồn kinh phí thích hợp.

(2) Thông báo duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền: Điều này đảm bảo rằng dự toán đã được duyệt và phê chuẩn bởi các cấp quản lý.

(3) Hợp đồng kinh tế (nếu có): Nếu có hợp đồng, hồ sơ cần kèm theo bản sao hợp đồng liên quan đến mua sắm tài sản.

(4) Biên bản nghiệm thu giữa bên mua và bên bán: Biên bản này chứng minh việc kiểm tra và nghiệm thu tài sản đã được thực hiện và có kết quả phù hợp.

(5) Biên bản bàn giao tài sản cho đơn vị, cá nhân sử dụng (nếu có): Biên bản này xác nhận việc chuyển giao tài sản đã được thực hiện.

(6) Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài); chứng nhận chất lượng hàng hoá của nhà sản xuất và các tài liệu liên quan (nếu có): Đối với các sản phẩm nhập khẩu, cần cung cấp chứng nhận xuất xứ và chứng nhận chất lượng.

(7) Hóa đơn tài chính: Hồ sơ phải kèm theo hóa đơn tài chính liên quan đến mua sắm tài sản.

(8) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có): Nếu có việc thanh lý hợp đồng, biên bản này cần được bao gồm.

(9) Phiếu bảo hành, hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng (nếu có): Đây là các tài liệu liên quan đến bảo hành và sử dụng sản phẩm.

(10) Các tài liệu có liên quan khác: Bất kỳ tài liệu nào khác có liên quan đến mua sắm tài sản cũng cần được bao gồm trong hồ sơ quyết toán.

II. Thời gian lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán mua sắm tài sản là bao lâu?

Căn cứ khoản 4 Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định về việc quyết toán mua sắm tài sản như sau:

“Quyết toán mua sắm tài sản

...

4. Thời gian gửi hồ sơ quyết toán:

Thời gian lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị ký biên bản nghiệm thu bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu có).

5. Xử lý đối với hồ sơ quyết toán không hợp lệ

Đối với tài sản đã thực hiện mua sắm và gửi hồ sơ quyết toán, nhưng sau khi kiểm tra hồ sơ quyết toán không đủ điều kiện để duyệt quyết toán thì hồ sơ quyết toán bị từ chối phê duyệt. Trong trường hợp lỗi do bên cung cấp tài sản thì đơn vị phải yêu cầu bên cung cấp tài sản thực hiện nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật về hợp đồng. Trường hợp lỗi do đơn vị mua sắm thì Thủ trưởng đơn vị phải xem xét quy trách nhiệm bồi thường theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước.

6. Các đơn vị phải kiểm tra, kiểm soát hồ sơ mua sắm tài sản (gồm hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ đấu thầu và hồ sơ kế toán) đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ hiện hành.”

Theo quy định, thời gian lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán tối đa là 15 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị ký biên bản nghiệm thu bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu có). Điều này đảm bảo quá trình quyết toán được tiến hành một cách hiệu quả và nhanh chóng.

III. Hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản bị từ chối phê duyệt trong trường hợp nào?

Căn cứ khoản 5 Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của Ngân hàng Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2673/QĐ-NHNN năm 2019 quy định về việc quyết toán mua sắm tài sản như sau:

“Quyết toán mua sắm tài sản

...

4. Thời gian gửi hồ sơ quyết toán:

5. Xử lý đối với hồ sơ quyết toán không hợp lệ

Theo đó, hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản bị từ chối phê duyệt trong trường hợp tài sản đã thực hiện mua sắm và gửi hồ sơ quyết toán, nhưng sau khi kiểm tra hồ sơ quyết toán không đủ điều kiện để duyệt quyết toán.

Trường hợp lỗi do bên cung cấp tài sản thì đơn vị phải yêu cầu bên cung cấp tài sản thực hiện nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật về hợp đồng.

Trường hợp lỗi do đơn vị mua sắm thì Thủ trưởng đơn vị phải xem xét quy trách nhiệm bồi thường theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước.

Kết luận

Hồ sơ quyết toán mua sắm tài sản tại Ngân hàng Nhà nước là một quy trình quan trọng đòi hỏi sự nghiêm túc và tuân thủ quy định pháp luật. Bằng cách hiểu rõ nội dung và quy trình thủ tục, các đơn vị có thể thực hiện quyết toán mua sắm tài sản một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Điều này giúp bảo đảm sự trong sáng và minh bạch trong quản lý tài sản tại Ngân hàng Nhà nước.