THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

“Hợp pháp hóa lãnh sự” và “chứng nhận lãnh sự” đã trở thành cụm từ quen thuộc đối với công dân Việt Nam do nhu cầu du học, lao động nước ngoài,… ngày một tăng cao. Nếu đã thực hiện thủ tục này, hẳn bạn sẽ không còn bỡ ngỡ. Ngược lại, nếu là lần đầu tiếp xúc và chưa nắm rõ các quy định trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thì hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu tới mọi người thủ tục này.I. Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì?“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.Như vậy, có thể thấy rõ: chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự đều là việc thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; đều chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ. Tuy chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự có sự giống nhau như vậy nhưng điểm lưu ý đáng để phân biệt hai thủ tục này đó là:• Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam. Mục đích là để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.• Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.Tuy nhiên, việc chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu chứ không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ tài liệu. Điều đó rất dễ hiểu để lý giải cho trường hợp, nhiều bạn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ để đăng ký kết hôn ở nước ngoài, mặc dù các bước chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự không có sai sót nhưng giấy tờ đó thiếu sót về nội dung nên không được cơ quan nước ngoài chấp nhận và phải làm lại giấy tờ.II. Quy trình1. Trình tự thực hiện: a. Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa. b. Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ Sơ: - Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. - Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân. - Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự để giải quyết theo thẩm quyền. c. Bước 3: Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định: - Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bố sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ. - Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với cơ quan có thẩm quyền liên quan, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự trả lại hồ sơ, kèm văn bản nếu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa- Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy, tờ tài liệu đó kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định. - Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định. d. Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ phận Một của kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự. 2. Cách thức thực hiện: a. Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa tại Cục Lãnh sự. b. Thông qua dịch vụ bưu chính công ích. 3. Thành phần, số lượng hồ sơ: 3.1. Thành phần hồ Sơ: 3.1.1. Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài : a. 01 tờ khai chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự. b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích. c. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó. d. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c. e. 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích (tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều). f. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c, Bộ phận Một cửa có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này. 3.1.2. Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam : a. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự. b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích. c. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận. d. 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu tại điểm c sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên, không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. e. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c và d. f. 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích (tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều). g. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trinh bố sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này. 3.2. Số lượng hồ sơ: - Một (01) bộ. 4. Thời hạn giải quyết: a. Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: - Hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. - Hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. b. Đối với trường hợp hồ sơ cần xác minh, kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự hoặc chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh. 5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:-  Tổ chức, cá nhân. 6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: a. Bộ phận Một cửa tại Cục Lãnh sự; b. Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự, Cục Lãnh sự. 7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 8. Phí, lệ phí: - Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ /bản- Chứng nhận lãnh sự : 30.000 VNĐ / bản Văn bản quy định Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự9. Mẫu đơn, tờ khai: a. Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK ban hành kèm theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ- CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; b. Hoặc tờ khai điện tử (có mã vạch) được in từ Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: 10.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: a. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. b. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. c. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. d. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài. 10.2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: a. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật. b. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh Sực. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật. d. Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc. e. Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam, 10.3. Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực bởi Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương. - Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam; Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: • Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; • Chứng nhận y tế; • Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định pháp luật. c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao. thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự 10.4. Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sựa. Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam. b. Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận. c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao. 11. Cơ sở pháp lý: a. Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chúng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; b. Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; c. Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự. Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết hành chínhTrên đây là bài viết của chúng tôi về thủ tục chứng nhận lãnh sự hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: Công ty Luật Legalzone Hotline tư vấn: 088.888.9366 Email: Support@legalzone.vn Website: https://legalzone.vn/ Hệ thống: Thủ tục pháp luật Địa chỉ: Phòng 1603, Sảnh A3, Toà nhà Ecolife, 58 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội